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Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Steuernummer beantragen als Freelancer heißt für dich, dass du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und elektronisch über ELSTER an dein zuständiges Finanzamt schicken musst. Du hast ab dem ersten Tag deiner Tätigkeit einen Monat Zeit. Die Steuernummer kommt dann per Post zu dir. Meistens innerhalb von zwei bis sechs Wochen.
Eine Klientin hat mir einmal erzählt, dass sie drei Wochen auf ihre Steuernummer gewartet hat und in dieser Zeit keinen einzigen Euro fakturieren konnte. Nicht weil der Prozess so lange dauert, sondern weil sie die ELSTER-Registrierung erst gestartet hat, als der erste Auftrag schon auf dem Tisch lag. Der Aktivierungscode kommt per Post und das dauert Tage. Wenn du das weißt bevor es passiert, passiert es dir nicht.
Warum brauchst du als Freelancer eine Steuernummer?
Die kurze Antwort: Ohne Steuernummer gibt es keine gültige Rechnung. Und ohne gültige Rechnung gibt es kein Geld. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
Freiberufler oder Gewerbetreibender? Das musst du zuerst klären
Freiberufler im Sinne von § 18 EStG üben überwiegend geistige, wissenschaftliche, künstlerische, unterrichtende oder heilende Tätigkeiten aus. Als Freiberufler brauchst du keine Gewerbeanmeldung und zahlst keine Gewerbesteuer.
Gewerbetreibende müssen zusätzlich ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden und unterliegen der Gewerbesteuer ab einem Freibetrag von 24.500 € Gewinn pro Jahr. Im Zweifel hilft eine kurze Anfrage beim Finanzamt.
Steuernummer beantragen als Freelancer – die 6 Schritte
Schritt 1: ELSTER-Konto anlegen – sofort, nicht später
Geh auf elster.de und lege ein Konto an. Seit 2021 ist die elektronische Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung verpflichtend. Für den Einstieg reicht die Zertifikatsdatei. Du beantragst sie online, bekommst den Aktivierungscode wenige Tage später per Post. Wichtig: Dieser Postweg kostet dich Tage. Starte damit nicht erst, wenn du den ersten Auftrag in der Hand hast.
Schritt 2: Den richtigen Fragebogen öffnen
Nach dem Login: „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“. Der Fragebogen hat 23 Seiten – als Soloselbstständiger füllst du davon am Ende vielleicht 6–8 wirklich aus.
Schritt 3: Die kritischen Felder richtig ausfüllen
Tätigkeitsbeschreibung – das wichtigste Feld. Das Finanzamt entscheidet anhand dieser Beschreibung, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist. Schreib konkret was du tust, nicht einfach „Freelancer“.
Gewinnschätzung – dieser Punkt entscheidet über deine Steuervorauszahlungen. Sei realistisch. Eher konservativ schätzen als zu hoch – zu hoch geschätzt bindet das Geld bis zur Jahresveranlagung.
Umsatzsteuer – hier entscheidest du ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt oder regulär Umsatzsteuer ausweist.
Schritt 4: Plausibilitätsprüfung abwarten und abschicken
ELSTER läuft automatisch eine Prüfung durch. Dann Finanzamt auswählen (richtet sich nach deinem Wohnort, § 10 AO) und abschicken. Falls du nicht weißt, welches Finanzamt zuständig ist: bzst.de/gemfawebsuche
Schritt 5: Auf den Brief warten – und trotzdem arbeiten
Bearbeitungszeit: 2–6 Wochen. Wenn du schon einen Auftrag hast: Schreib auf die Rechnung „Steuernummer beantragt, wird nachgereicht“. Das ist zulässig. Wenn nach vier Wochen nichts da ist: Ruf beim Finanzamt an.
Was kommt nach der Steuernummer?
Hier hört die meisten Artikel auf, doch dabei fangen die echten Fragen erst an.
Erste Steuererklärung: Die ist für das erste Geschäftsjahr fällig. In der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Was du genau einreichen musst – EÜR, Anlage S oder G, Umsatzsteuererklärung – erkläre ich dir ausführlich im Artikel Steuererklärung als Selbstständige: Was du wirklich brauchst.
Parallel lohnt es sich, ein Geschäftskonto einzurichten und ein passendes Buchhaltungstool zu wählen.
Fristen
Du hast einen Monat nach Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit Zeit, den Fragebogen einzureichen. Das gilt auch für nebenberufliche Freelancer. Wer das versäumt, riskiert, dass das Finanzamt die fehlende Anmeldung als Steuerhinziehung wertet.
Die häufigsten Fehler – kurz und direkt
Fehler 1: Steuernummer mit Steuer-ID verwechseln – Die Steuer-ID ist 11-stellig und bleibt immer gleich. Die Steuernummer als Freelancer ist davon komplett getrennt, regional aufgebaut und ändert sich bei Umzug.
Fehler 2: Tätigkeitsbeschreibung zu vage – „Freelancer“ oder „selbstständig“ reicht nicht. Das Finanzamt entscheidet darauf hin, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist.
Fehler 3: Gewinnschätzung zu hoch ansetzen – Das Finanzamt setzt darauf die Steuervorauszahlungen fest. Zu hoch bedeutet: Mehr vorausgezahlt als nötig, das Geld ist bis zur Jahresveranlagung gebunden.
Fehler 4: ELSTER-Registrierung auf die lange Bank schieben – Die Registrierung dauert mehrere Tage durch den Postweg.
Checkliste: Steuernummer beantragen als Freelancer
- Klären: Freiberufler oder Gewerbetreibender?
- ELSTER-Konto anlegen (Zertifikatsdatei beantragen)
- Aktivierungscode per Post abwarten (2–5 Werktage)
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen öffnen
- Persönliche Daten, Tätigkeitsbeschreibung, Beginn und Gewinnschätzung eintragen
- Umsatzsteuer-Option wählen (Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung)
- Soll- oder Ist-Versteuerung wählen
- Fragebogen ans zuständige Finanzamt übermitteln
- Auf Steuernummer per Post warten (2–6 Wochen)
- Geldpuffer anlegen für Steuervorauszahlungen
FAQ – Steuernummer als Freelancer beantragen
Kann ich als Freelancer sofort arbeiten, bevor ich die Steuernummer habe?
Ja. Du kannst mit der Arbeit beginnen, sobald du den Fragebogen eingereicht hast. Rechnungen kannst du mit dem Vermerk „Steuernummer beantragt, wird nachgereicht“ ausstellen.
Brauche ich eine Steuernummer auch für nebenberufliche Freelance-Arbeit?
Ja. Egal ob Haupt- oder Nebenerwerb – sobald du freiberuflich oder gewerblich tätig bist, musst du dich beim Finanzamt anmelden.
Ändert sich meine Steuernummer, wenn ich umziehe?
Ja, wenn du in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts ziehst. Nach einem Umzug musst du dich beim neuen Finanzamt ummelden.
Fazit
Die Steuernummer beantragen ist der erste bürokratische Schritt in die Selbstständigkeit und einer der unkompliziertesten, wenn du weißt was dich erwartet. ELSTER-Konto anlegen, Fragebogen ausfüllen, abschicken, warten. Was die meisten unterschätzen: nicht den Prozess selbst, sondern die Zeit davor. Wer die ELSTER-Registrierung früh angeht, ist entspannt.
Hast du die Steuernummer, ist der nächste Schritt die Buchhaltung. Welches Buchhaltungsprogramm für Selbstständige am besten zu dir passt, habe ich hier ausführlich verglichen. Und was du für deine erste Steuererklärung brauchst, erkläre ich dir Schritt für Schritt im Artikel Steuererklärung als Selbstständige: Was du wirklich brauchst.
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