Was kann ich als Selbständiger von der Steuer absetzen? Die komplette Übersicht

VonLinn

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Steuern sparen ist keine Zauberei — aber es setzt voraus, dass du weißt, was du überhaupt absetzen kannst. Viele Selbständige verschenken Jahr für Jahr Geld, weil ihnen schlicht nicht bewusst ist, welche Ausgaben das Finanzamt als Betriebsausgaben anerkennt.

Diese Übersicht zeigt dir die wichtigsten Kategorien — ohne Steuerberaterdeutsch, dafür mit konkreten Beispielen.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die du getätigt hast, um dein Unternehmen zu führen. Sie mindern deinen Gewinn — und damit auch deine Steuerlast. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Ob eine Ausgabe absetzbar ist, hängt immer davon ab, ob ein klarer betrieblicher Zusammenhang besteht. Im Zweifelsfall: dokumentieren und mit dem Steuerberater klären.

1. Büro und Arbeitszimmer

Arbeitest du von zu Hause aus, kannst du das häusliche Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Die Regelung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2022 grundlegend reformiert — seit 2023 hast du zwei Möglichkeiten:

  • Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale): 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr (210 Tage). Du brauchst kein separates Arbeitszimmer, selbst eine Arbeitsecke am Küchentisch zählt — solange du an diesem Tag überwiegend (mehr als 50 % deiner Arbeitszeit) von zu Hause aus arbeitest. Die Regelung ist in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG verankert.
  • Tatsächliche Kosten: Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet (du also primär von dort aus arbeitest), kannst du die anteiligen Kosten (Miete, Nebenkosten, Abschreibung, Strom, Heizung) in voller Höhe absetzen. Das Zimmer muss dafür als separater Raum abgeschlossen sein und nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

2. Technik und Ausstattung

Alles, was du für deinen Betrieb anschaffst, ist grundsätzlich absetzbar — entweder sofort oder über die Abschreibung (AfA):

  • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Anschaffungen bis 1.000 Euro netto kannst du im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe buchen. Diese Grenze wurde mit dem Wachstumschancengesetz zum 01.01.2024 von vorher 800 Euro angehoben und gilt gemäß § 6 Abs. 2 EStG. Bei Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro musst du die Güter in einem GWG-Verzeichnis führen. Wichtig für Kleinunternehmer: Weil ihr keine Vorsteuer abziehen könnt, gilt für euch die Brutto-Grenze von 1.190 Euro.
  • Sammelposten (Pool-Abschreibung): Alternativ kannst du Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 5.000 Euro (netto) in einem Sammelposten zusammenfassen und über 3 Jahre gleichmäßig abschreiben (§ 6 Abs. 2a EStG). Auch diese Grenzen wurden 2024 deutlich angehoben — vorher lagen sie bei 1.000 Euro Obergrenze und 5 Jahren Abschreibung.
  • Laptop, Computer, Drucker: Vollständig absetzbar, bei Privatnutzung nur der betriebliche Anteil.
  • Monitor, Tastatur, Maus, Headset: Vollständig, wenn überwiegend betrieblich genutzt.
  • Smartphone: Bei gemischter Nutzung typischerweise 50–70 % betrieblicher Anteil ansetzbar. Wenn du dein Smartphone zu mehr als 90 % betrieblich nutzt, kannst du die Kosten komplett absetzen.

3. Software und digitale Tools

SaaS-Abonnements und Softwarelizenzen sind vollständig als Betriebsausgabe absetzbar, solange sie betrieblich genutzt werden. Klassische Beispiele:

  • Buchhaltungssoftware (Lexoffice, DATEV, sevdesk)
  • Projektmanagement-Tools (Notion, Asana, Trello)
  • Design-Software (Adobe CC, Canva Pro, Figma)
  • Kommunikation (Slack, Zoom, Microsoft 365)
  • Webhosting, Domain-Kosten, SSL-Zertifikate

4. Telefon und Internet

Telefon- und Internetkosten sind bei betrieblicher Nutzung absetzbar. Bei gemischter Privat- und Geschäftsnutzung gilt folgende Faustregel:

  • Du kannst pauschal 20 %, maximal 20 Euro pro Monat (also 240 Euro im Jahr) als Betriebsausgabe ansetzen — ohne Einzelnachweis. Diese Pauschale wird von den Finanzämtern in der Regel problemlos akzeptiert.
  • Alternativ: Nachweis des tatsächlichen betrieblichen Anteils durch einen repräsentativen Zeitraum (z. B. 3 Monate protokollieren). Bei über 90 % betrieblicher Nutzung kannst du die Kosten komplett absetzen — dann brauchst du aber einen separaten betrieblichen Anschluss oder eine sehr genaue Dokumentation.

5. Fahrtkosten

Für betrieblich veranlasste Fahrten gilt seit dem 01.01.2026 eine einheitliche Kilometerpauschale von 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Die bisherige Staffelung (0,30 Euro für die ersten 20 km, 0,38 Euro ab dem 21. km) wurde mit dem Steueränderungsgesetz 2025 abgeschafft — das vereinfacht die Abrechnung deutlich.

Alternativ kannst du die tatsächlichen Kosten ansetzen — was sich bei einem neueren oder größeren Fahrzeug oft mehr lohnt. Dann zählst du alle Ausgaben (Benzin, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung) zusammen und ermittelst den betrieblichen Anteil.

Tipp: Führe ein Fahrtenbuch, wenn du dein Auto überwiegend betrieblich nutzt. Das spart meistens deutlich mehr Steuern als die Pauschale. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden und folgende Angaben enthalten: Datum, Kilometerstand (Start und Ende), Ziel, Zweck der Fahrt, aufgesuchte Geschäftspartner.

6. Fortbildung und Fachliteratur

Alles, was dich fachlich weiterbringt, ist absetzbar:

  • Online-Kurse, Webinare, Seminare
  • Fachbücher, Zeitschriften, digitale Abonnements
  • Konferenztickets und zugehörige Reisekosten
  • Coaching, wenn es mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt

Wichtig ist, dass die Fortbildung einen direkten Bezug zu deiner aktuellen oder einer angestrebten beruflichen Tätigkeit hat. Privates Interesse allein reicht nicht aus — ein Webdesigner kann einen Kurs über moderne JavaScript-Frameworks absetzen, aber nicht einen Barista-Kurs für sein Hobby.

7. Versicherungen

Betrieblich veranlasste Versicherungen sind als Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören:

  • Berufshaftpflichtversicherung
  • Betriebshaftpflichtversicherung
  • Rechtsschutzversicherung (betrieblicher Anteil)
  • Betriebsunterbrechungsversicherung
  • Cyber-Versicherung

Krankenversicherung, Rentenversicherung und andere private Vorsorgeaufwendungen sind keine Betriebsausgaben — werden aber im Rahmen des Sonderausgabenabzugs (§ 10 EStG) berücksichtigt. Selbständige können hier ihre Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Basis-Altersvorsorge (Rürup-Rente) geltend machen.

8. Bewirtung und Geschäftsessen

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % als Betriebsausgabe absetzbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 % gelten als nicht abzugsfähig, weil du als Gastgeber ja selbst mitisst und dadurch private Haushaltskosten sparst.

Wichtig: Der Bewirtungsbeleg muss Ort, Datum, Teilnehmer (namentlich!) und den geschäftlichen Anlass enthalten. Am besten notierst du das direkt auf der Rückseite des Kassenbons. Bei Kleinbeträgen unter 150 Euro (Brutto) sind die Anforderungen etwas geringer, ab 150 Euro musst du als Gastgeber namentlich auf der Rechnung stehen.

Übrigens: Kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee und Gebäck bei Besprechungen (ohne Alkohol!) kannst du zu 100 % absetzen — sie gelten nicht als Bewirtung im steuerlichen Sinne, sondern als normale Betriebsausgabe.

Was du unbedingt beachten solltest

Absetzbarkeit bedeutet nicht, dass du keinen Nachweis brauchst. Folgende Grundregeln gelten:

  • Alle Belege aufbewahren — digital oder physisch, mindestens 10 Jahre (§ 147 AO). Das gilt auch für Kleinbeträge.
  • Betrieblichen Zusammenhang dokumentieren — bei gemischter Nutzung die Aufteilung begründen können. Eine Excel-Tabelle mit einer Schätzung der Nutzungsanteile reicht oft schon.
  • Keine Privatausgaben als Betriebsausgaben buchen — das fällt bei Betriebsprüfungen schnell auf und kann teuer werden. Im Zweifelsfall lieber einen kleineren Prozentsatz ansetzen, den du auch plausibel begründen kannst.

Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu deiner Situation solltest du einen Steuerberater oder das Finanzamt konsultieren.

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