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Du bist gerade dabei dich selbstständig zu machen? Oder du machst das schon eine ganze Weile und grübelst immer wieder über deinen Stundensatz? Die Frage „Was koste ich eigentlich?“ ist nichts, was du aus dem Bauch heraus entscheiden solltest. Sicherlich sind wir tagtäglich im Zwiespalt, denn setzen wir unseren Stundensatz zu hoch an, verlieren wir eventuell den Auftrag. Setzen wir ihn zu niedrig an, arbeiten wir meist für weniger Entgelt als wir es als Angestellte(r) verdient hätten.
Deinen Stundensatz zu berechnen ist keine intuitive Entscheidung. Es ist eine Kalkulation. Und die zeige ich dir hier Schritt für Schritt.
Stundensatz berechnen: die Kurzformel
Bevor wir ins Detail gehen, hier die Grundformel in einem Satz:
Stundensatz = (Wunscheinkommen netto + Steuern + Versicherungen + Betriebskosten + Rücklagen) ÷ fakturierbare Stunden pro Jahr
Klingt simpel. Ist es prinzipiell auch, wenn du weißt, welche Zahlen wo reinkommen. Die meisten Fehler passieren nicht bei der Formel, sondern bei den zur Grundlage genommenen Werten.
Schritt 1: Wie viele Stunden kannst du wirklich in Rechnung stellen?
Das ist die Zahl, die die meisten Freelancer falsch einschätzen. Du arbeitest nicht 8 Stunden täglich, 5 Tage die Woche, 52 Wochen im Jahr für zahlende Kunden. Wir alle sind weit entfernt davon.
Zieh davon ab: Wochenenden und Feiertage (in der Summe ca. 117 Tage), Urlaub und Krankheit (realistisch 25–30 Tage), Projektakquise (ca. 2-3 Tage pro Monat), Buchhaltung und Administration (ca. 3 Tage pro Monat), Weiterbildung und Networking (ca. 2 Tage pro Monat).
Am Ende hast du realistisch etwa 130 fakturierbare Tage pro Jahr. Bei 8 abrechenbaren Stunden täglich sind das rund 1.040 Stunden. Wir sind also nicht mal ansatzweise an den 2.080 angenommen Stunden für 8h/Tag, 5 Tage die Woche in 52 Wochen. Mit einem guten Zeiterfassungs-Tool kannst du das im Blick behalten und deine Kalkulation nach ein paar Monaten eventuell nochmal nachjustieren.
Schritt 2: Wie viel willst du netto verdienen?
Starte nicht mit dem Marktpreis. Starte mit deinem Bedarf. Was brauchst du monatlich, um deine Lebenshaltungskosten zu decken, Rücklagen zu bilden und nicht dauerhaft gestresst zu sein?
Sei ehrlich. Miete, Lebensmittel, Mobilität, private Altersvorsorge, Urlaub, Sparpläne, anstehende Reparaturen usw. Das alles zählt. Viele Freelancer rechnen zu niedrig, weil sie sich ihr eigenes Wunscheinkommen nicht gönnen wollen. Und wer hätte das gedacht, das wird sich früher oder später rächen.
Für unser Beispiel nehmen wir an, dass du 5.000 € netto im Monat verdienen willst. Im Jahr kommen wir damit auf 60.000 € netto.
Schritt 3: Was kostet dich die Selbstständigkeit wirklich?
Als Freelancer trägst du alle Kosten selbst, die bei einem Angestellten unter anderem auch der Arbeitgeber anteilig übernimmt. Das ist der entscheidende Unterschied und der Grund, warum dein Stundensatz deutlich höher sein muss, als ein vergleichbarer Angestelltenlohn.
Zu den Kostenpositionen zählen: Kranken- und Pflegeversicherung (als freiwillig, gesetzlich Versicherter ca. 800–1.050 € pro Monat), Rentenversicherung oder private Altersvorsorge, Betriebsausgaben (Software, Hardware, Büro, Internet), Steuerberater, Berufshaftpflicht, Rücklagen für Flauten und Leerläufe. Für die Buchhaltung lohnt sich früh die Frage, welches Buchhaltungsprogramm für Selbstständige zu deiner Situation passt. Hast du das bereits früh im Laufe deiner Selbstständigkeit entschieden, kannst du hier mit exakten Werten rechnen.
Grobe Richtwerte für den monatlichen Gesamtbedarf, unabhängig vom eigenen Wunscheinkommen, sind mindestens 1.500–2.500 € zusätzliche Fixkosten pro Monat. Selbstverständlich abhängig von Branche, Versicherungsmodell und Arbeitsweise. Viele Freelancer bauen sich nebenbei verschiedenste, passive Einkommensquellen auf, um die finanzielle Last zu minimieren. Welche Wege wirklich funktionieren, zeige ich dir in meinem Artikel zum Aufbau von passivem Einkommen.
Schritt 4: Steuern einkalkulieren
Einen fixen Steuersatz kann ich dir hier nicht nennen. Dieser hängt von deinem Gesamteinkommen, deiner Rechtsform und weiteren Faktoren ab. Als grobe Orientierung für die Kalkulation: Plane je nach Einkommenshöhe mit 25–35 % Einkommensteuer auf deinen Gewinn.
Die Umsatzsteuer (19 % Regelsteuersatz, 7 % ermäßigt) gehört nicht in deinen Stundensatz. Sie wird zusätzlich auf der Rechnung ausgewiesen und an das Finanzamt weitergeleitet. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, entfällt sie komplett. Wie du eine Rechnung korrekt ausstellst, findest du hier: Rechnungen schreiben als Freelancer.
Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Schritt 5: Die Beispielrechnung
Nehmen wir eine realistische Beispielperson: Freelance-Texterin, 5 Jahre Erfahrung, nicht verheiratet, kinderlos, keine weiteren Einkünfte und arbeitet aus dem Homeoffice.
- Wunscheinkommen netto: 5.000 € / Monat = 60.000 € / Jahr
- Krankenversicherung: 1.000 € / Monat = 12.000 € / Jahr
- Betriebskosten (Software, Technik, Weiterbildung): 500 € / Monat = 6.000 € / Jahr
- Altersvorsorge: 300 € / Monat = 3.600 € / Jahr
- Rücklagen (Puffer für Leerläufe, Steuern): 600 € / Monat = 7.200 € / Jahr
- Einkommensteuer (ca. 28 % auf Gewinn): grob 12.000 € / Jahr
Gesamtbedarf: ca. 100.000 € / Jahr
Fakturierbare Stunden: 140 Tage × 7 Stunden = 980 Stunden / Jahr
Stundensatz: 85.000 ÷ 980 = ca. 102 €
Das klingt nach viel. Ist es aber nicht, denn der Marktdurchschnitt liegt laut Freelancer-Kompass 2026 bei ca. 103 € pro Stunde. Unsere Beispielrechnung ist also genau im Rahmen.
Der Marktpreis-Check: Was verlangen andere Freelancer?
Neben der Rückwärtsrechnung vom eigenen Bedarf aus, solltest du auch wissen, was in deiner Branche üblich ist. Nicht um dich nach unten anzupassen, sondern um zu verstehen, ob dein kalkulierter Satz überhaupt verhandelbar ist.
Hilfreiche Quellen für deine Orientierung sind beispielsweise freelancermap.de (Freelancer-Kompass, jährlich aktualisiert), GULP-Stundensatzkalkulator (vor allem IT und Engineering) oder direkte Gespräche in Freelancer-Communitys und LinkedIn. Diese Zahlen ersetzen keine eigene Kalkulation, aber sie geben dir eine realistische Vorstellung davon, wo du dich verorten kannst.
Die 4 häufigsten Fehler beim Stundensatz
Fehler 1: Den Angestelltenlohn als Maßstab nehmen. Als Angestellte(r) trägst du nicht die Kosten für Versicherungen, Steuern oder Betriebsmittel. Wer als Freelancer denselben Stundensatz verlangt wie sein früheres Bruttogehalt impliziert, zahlt am Ende ordentlich drauf.
Fehler 2: Alle Stunden als fakturierbar einplanen. Akquise, Buchhaltung, Angebote schreiben. All due administrativen Arbeiten kosten Zeit, wird aber nicht bezahlt. Wer das vergisst, kalkuliert zu niedrig.
Fehler 3: Den Stundensatz nie anpassen. Steigende Lebenshaltungskosten, neue Qualifikationen, mehr Erfahrung. Das sind alles Punkte, die eine regelmäßige Anpassung rechtfertigen. Nur weil du deinen Stundensatz einmal berechnet hast ist er nicht für immer bindend.
Fehler 4: In der Verhandlung einknicken. Wer seinen Stundensatz nicht erklären kann, verliert ihn. Wer die Kalkulation dahinter kennt, kann ruhig und sachlich begründen, warum 100 € fair sind und nicht sonderlich verhandelbar.
Zusammenfassung: Stundensatz berechnen in 5 Schritten
- Fakturierbare Stunden realistisch schätzen (ca. 900–1.050 Stunden/Jahr)
- Wunscheinkommen netto festlegen
- Alle Selbstständigen-Kosten addieren (KV, Altersvorsorge, Betrieb, Rücklagen)
- Steuerlast grob einkalkulieren (25–35 %)
- Gesamtbedarf ÷ fakturierbare Stunden = dein Mindeststundensatz
Dann Marktvergleich machen und wenn dein Mindestsatz deutlich unter Markt liegt, kannst du höher ansetzen.
FAQ: Stundensatz berechnen als Freelancer
Was ist ein realistischer Stundensatz für Freelancer in Deutschland?
Laut Freelancer-Kompass 2026 liegt der Durchschnitt bei rund 103 € pro Stunde im DACH-Raum. Je nach Branche und Erfahrung variiert das stark: IT-Freelancer erzielen oft 100–150 €, kreative Berufe eher 50–90 €. Berufseinsteiger starten häufig bei 40–60 € und steigern sich mit Referenzen.
Muss ich die Umsatzsteuer in meinen Stundensatz einrechnen?
Nein. Die Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) wird separat auf der Rechnung ausgewiesen und wird nicht von dir behalten, sondert wandert als durchlaufender Posten final immer ans Finanzamt. Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen ohne Umsatzsteuer aus. Dein Stundensatz ist immer als Netto-Honorar zu verstehen.
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz überprüfen?
Mindestens einmal im Jahr. Idealerweise im Herbst, damit du für das neue Jahr vorbereitet bist. Zusätzlich nach größeren Qualifikationssprüngen, wenn sich deine Fixkosten erhöhen oder wenn du merkst, dass du dauerhaft ausgebucht bist. Letzteres ist zwar super aber auch ein Zeichen dafür, dass dein Stundensatz zu niedrig ist.
Fazit
Dein Stundensatz ist kein Wunschzettel und erst recht kein Bauchgefühl. Er ist das Ergebnis einer ehrlichen Kalkulation: Was brauchst du, was kostet dich die Selbstständigkeit, wie viele Stunden kannst du wirklich verkaufen? Wer das einmal durchgerechnet hat, geht mit einem ganz anderen Selbstbewusstsein in die nächste Verhandlung.
Wenn du jetzt auch organisieren willst, wie du deine Arbeitszeit erfasst und Rechnungen schreibst, schau dir das an: Rechnungen schreiben als Freelancer – was muss drauf stehen?
