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Du sitzt abends am Schreibtisch und überlegst: Wie viele Stunden habe ich heute eigentlich gearbeitet? War ich für das Kundenprojekt 3 oder 4 Stunden tätig? Wann habe ich überhaupt angefangen? Und wie viel Zeit ist für interne Tasks und die Dokumentensuche draufgegangen?
Ganz ehrlich, ohne vernünftige Zeiterfassung für Freelancer verlierst du ganz schnell den Überblick. Du unterschätzt deinen Aufwand leicht, kalkulierst Projekte zu knapp und merkst erst am Monatsende, dass du für viel zu wenig Geld gearbeitet hast. Oder du kannst Kunden keine saubere Abrechnung schicken, weil die Daten einfach fehlen.
Ich habe die 5 besten Tools getestet. Darunter kostenlose Varianten aber auch Profi-Lösungen mit Rechnungsfunktion und automatische Tracker. Mit Preisen, echten Schwächen und klarer Empfehlung für jeden Nutzertyp.
Wenn du dir einen Rundum-Blick über die besten Tools für Selbstständige verschaffen willst, kannst du in meinem Test 2026 mehr dazu lesen.
📌 Redaktionstipp – wenn du gerade keine Zeit hast
Meine erste Wahl ist Toggl Track, weil es simpel ist, sofort funktioniert und die kostenlose Version für die meisten Solo-Freelancer völlig ausreicht. Start-Button drücken, arbeiten, stoppen, fertig.
Wonach ich die Tools ausgewählt habe
- Einfachheit: Das Tool muss sofort funktionieren – kein 3-Tages-Setup.
- Mobile App: Als Freelancer arbeitest du nicht nur am Schreibtisch. Die App muss offline funktionieren.
- Rechnungsexport oder API: Die Stunden müssen in deine Buchhaltung oder ins Rechnungsprogramm.
- Preis: Kostenlos oder maximal 10-15 € im Monat für Solo-Freelancer.
1. Toggl Track – meine Top-Empfehlung für die meisten Freelancer
Toggl Track ist das einfachste Tool auf dieser Liste. Du klickst auf Start, arbeitest, klickst auf Stopp und zack fertig. Keine komplizierten Projektstrukturen, sehr intuitiv, keine Lernkurve.
✓ Stärken
- Kostenlose Version völlig ausreichend für Solo-Freelancer
- Mobile App funktioniert offline, synchronisiert später automatisch
- Browser-Extension: Zeiterfassung direkt aus Trello, Asana, Gmail heraus starten
- Saubere Reports: Sehen auf einen Blick, wie viel Zeit pro Projekt draufging
✗ Schwächen
- Keine Rechnungsfunktion und du musst die Stunden manuell in dein Rechnungsprogramm übertragen
- Limitierte Kalenderansicht. Für eine detaillierte Planung fehlt es dem integrierten Kalender an Funktionalität
Für wen geeignet: Solo-Freelancer die ihre Zeit tracken wollen, aber Rechnungen separat schreiben (z.B. mit Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk oder Lexoffice).
Preis: Kostenlos (Free-Plan) | Starter 10 €/Monat (bei monatlichem Abo)
→ Für dich wenn: Du ein simples Tool brauchst, das sofort funktioniert und keine 20 Features hat die du nie nutzt.
2. Clockify – die beste kostenlose Alternative
Clockify ist Toggls direkter Konkurrent. Es punktet allerdings mit dem großen Vorteil, dass die kostenlose Version unbegrenzte Projekte und Team-Mitglieder erlaubt.
✓ Stärken
- Komplett kostenlos, kein Projekt-Limit
- Timesheet-Ansicht: Stundenzettel nachträglich ausfüllen (für Freelancer die vergessen den Timer zu starten)
- Kiosk-Modus für Teams (falls du mal Werkstudenten oder VAs beschäftigst)
- CSV-Export für Buchhaltung
✗ Schwächen
- Interface wirkt überladen – zu viele Menüpunkte für Solo-Freelancer
- Reporting in der kostenlosen Version sehr basic (nur CSV-Export, keine visuellen Reports)
Für wen geeignet: Freelancer die viele Projekte parallel jonglieren und nicht für ein Tool zahlen wollen.
Preis: Kostenlos (Free-Plan) | Basic ab 4,99 $/Monat
→ Für dich wenn: Du deine Zeiten vergisst zu tracken, es manuell nachtragen willst und Toggl Track zu teuer ist.
3. Harvest – Zeiterfassung + Rechnungen in einem Tool
Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung. Du trackst deine Stunden und erstellst direkt aus den erfassten Zeiten eine Rechnung.
✓ Stärken
- Rechnungsfunktion integriert: Zeiteinträge werden automatisch zur Rechnung
- Projektbudgets: Du siehst in Echtzeit, ob du im Zeit-/Geld-Rahmen bleibst
- Spesen-Tracking: Reisekosten, Materialkosten direkt im Tool erfassen
- Starke Integrationen wie Asana, Trello, Basecamp oder Slack
✗ Schwächen
- Die kostenlose Version ist auf 2 Projekte begrenzt
- Rechnungen nicht DSGVO-konform für deutsche Freelancer (keine GoBD-Zertifizierung)
- Preis relativ hoch für Solo-Freelancer
Für wen geeignet: Freelancer die viel auf Stundenbasis abrechnen und ein All-in-One-Tool wollen. Aber: Für Deutschland brauchst du trotzdem ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm.
Preis: Kostenlos, mit starker Projekt-Begrenzung. Ansonsten ab 11 $/Monat
→ Für dich wenn: Du hauptsächlich auf Stundenbasis arbeitest und Zeiterfassung + Budgetkontrolle kombinieren willst.
4. Timely – automatische Zeiterfassung im Hintergrund
Timely trackt automatisch, welche Apps und Websites du nutzt. Kein Timer-Button, kein manuelles Starten und Stoppen – dank AI
✓ Stärken
- Vollautomatisch: Du vergisst nie wieder den Timer zu starten
- KI schlägt vor, welche Aktivitäten zu welchem Projekt gehören
- Privacy-first: Alle Daten bleiben lokal, nichts wird an Server geschickt
- Perfekt für Freelancer die ständig zwischen Tasks wechseln
✗ Schwächen
- Relativ teuer (kein kostenloser Plan)
- Automatisches Tracking funktioniert nur am Computer. Mobil musst du wieder manuell tracken
- Anfangs viel Nacharbeit: KI muss erst lernen, welche Aktivität zu welchem Projekt gehört
Für wen geeignet: Freelancer die hauptsächlich am Rechner arbeiten (Entwickler, Designer, Texter) und ständig vergessen den Timer zu starten.
Preis: Ab 11 $/Monat (Starter) | Unlimited ab 22 $/Monat bei jährlicher Abrechnung
→ Für dich wenn: Du zwischen 10+ Tasks am Tag springst und manuelles Tracking zu nervig findest.
5. Everhour – für Freelancer die mit Projektmanagement-Tools arbeiten
Everhour integriert sich direkt in deine Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, ClickUp, Monday und viele weitere. Du startest die Zeiterfassung direkt aus deiner Task heraus.
✓ Stärken
- Nahtlose Integration in 40+ Tools (Asana, Trello, Notion, Jira, GitHub)
- Timer läuft direkt im Tool – kein Tab-Wechsel mehr nötig
- Projektbudgets und Forecasting (siehst du, ob du im Zeitrahmen bleibst)
- Team-Features: Falls du mit VAs oder Subcontractors arbeitest
✗ Schwächen
- Keine sinnvolle kostenlose Version (Free-Plan nur für Solo-Freelancer ohne Team)
- Ergibt ohne Projektmanagement-Tool wenig Sinn
Für wen geeignet: Freelancer die ihre Projekte bereits in Asana, Trello oder ClickUp organisieren.
Preis: Kostenlos für Solo-Selbstständige. Ab 8,50 $/Monat pro Person (mindestens 5 Personen musst du bezahlen, auch wenn du nur 3 brauchst)
→ Für dich wenn: Du bereits ein Projektmanagement-Tool nutzt und Zeiterfassung direkt dort haben willst
Die 5 Tools auf einen Blick – Vergleichstabelle
| Tool | Preis | Hauptvorteil | Für wen |
|---|---|---|---|
| Toggl Track | Kostenlos / 10 € | Simpel, sofort nutzbar | Einsteiger, Solo-Freelancer |
| Clockify | Kostenlos / 4,99 $ | Unbegrenzte Projekte gratis | Viele Projekte, kein Budget |
| Harvest | Kostenlos / 11 $ | Zeiterfassung + Rechnungen | Stundenbasis-Abrechner |
| Timely | Ab 11 $ | Automatisches Tracking | Vielbeschäftigte am Computer |
| Everhour | Kostenlos / Ab 42,50 $ | PM-Tool-Integration | Asana/Trello/ClickUp-Nutzer |
So findest du deine beste Wahl
Stell dir diese 3 Fragen:
1. Nutzt du bereits ein Projektmanagement-Tool?
→ Ja, Asana/Trello/ClickUp: Nimm Everhour
→ Nein: Weiter zu Frage 2
2. Vergisst du oft, den Timer zu starten?
→ Ja, ständig: Nimm Timely (automatisch)
→ Nein, ich denke dran: Weiter zu Frage 3
3. Wie viele Projekte hast du parallel?
→ Wenn dir die Kalenderfunktion egal ist: Toggl Track (kostenlos)
→ Du ohne Kalender nicht kannst: Clockify (kostenlos, unbegrenzt)
→ Hauptsächlich Stundenbasis-Abrechnung: Harvest
Häufige Fragen zu Zeiterfassung für Freelancer
Muss ich als Freelancer meine Arbeitszeit erfassen?
Rechtlich bist du als Selbstständiger nicht verpflichtet, deine Arbeitszeit zu erfassen. Anders als Angestellte unterliegst du nicht dem Arbeitszeitgesetz. Trotzdem ist Zeiterfassung sinnvoll: Du kannst Projekte besser kalkulieren, siehst wo Zeit verloren geht und hast bei Stundensatz-Abrechnung wasserdichte Nachweise.
Welches Zeiterfassungstool ist kostenlos?
Toggl Track, Clockify, Harvest und Everhour haben kostenlose Versionen. Harevest ist auf 2 Projekte limitiert,T oggl Track, Clockify und Everhour sind komplett unbegrenzt. Alle reichen für Solo-Freelancer völlig aus. Nur Timely bietet keinen dauerhaft kostenlosen Plan.
Kann ich Zeiterfassung von der Steuer absetzen?
Ja. Software-Abos für Zeiterfassungstools sind Betriebsausgaben und voll absetzbar. Du kannst sie in deiner EÜR unter „Bürobedarf“ oder „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ eintragen. Bei kostenlosen Tools entfällt das natürlich.
Wie rechne ich erfasste Stunden ab?
Die meisten Tools (Toggl, Clockify, Everhour) bieten CSV-Export. Du exportierst deine Stunden und überträgst sie in dein Rechnungsprogramm (z.B. sevdesk oder Lexoffice). Harvest erstellt direkt Rechnungen aus den Zeiteinträgen, ist aber für deutsche Freelancer nicht GoBD-konform. Hier brauchst du trotzdem ein deutsches Rechnungstool.
Mein Fazit
Für die meisten Solo-Freelancer ist Toggl Track die beste Wahl. Es funktioniert sofort, kostet nichts und nervt dich nicht mit Features die du nie brauchst. Du klickst auf Start, arbeitest, klickst auf Stopp – fertig.
Falls du mehr wert auf auf einen geordneten Kalender legst, dann nimm Clockify. Ist genauso gut, nur mit etwas überladenerem Interface.
Und wenn du ständig vergisst den Timer zu starten: Investiere die 11 $ für Timely. Das automatische Tracking spart dir am Monatsende Stunden an Nacharbeit.
Zeiterfassung ist kein Nice-to-have. Es ist der Unterschied zwischen profitablen und unprofitablen Projekten. Such dir eins der 5 Tools aus und fang heute an zu tracken, damit du kein Geld mehr verschenkst. Weitere hilfreiche Business-Tools kannst du in meiner Aufstellung für 2026 nachlesen.
